プライバシーポリシー

個人情報に関する文書等管理マニュアル

有限会社カネスエ製麺所

第一条     目的

この規程は、個人情報の含まれた文書及び画像、その他電磁的記録(以下文書等といいます)の適正な管理を目的とし、文書等の収受、保管、廃棄等に関し必要な事項を定めたものです。

第二条 文書等の範囲

規程の適用を受ける文書等とは、業務上作成し、または取得した個人情報の含まれた文書、及び画像、その他電磁的記録であって、会社が保管使用しているものをいう。

第三条 文書等管理責任者

最高個人情報管理責任者は社長がその業務を行い、管理責任者を従業員の中より任命する。

第四条 文書等の管理及び保存

文書等の管理と保存は、任命された管理責任者のみがおこない、他の従業員が作成、使用、取得した個人情報文書等もすべて管理責任者が保存管理する。

第五条 文書等の管理簿の作成

管理責任者は、管理保存している文書等について、文書管理簿を作成し、次の事項を記録する。

① 各文書等の名称

② 形式(文書、画像、電磁的記録の別)

③ 種類(自社データ、社外よりの委託データ、その他の別)

④ 保存期間

⑤ 廃棄の記録(廃棄日、廃棄方法など)

第六条 文書等の保存期間と保存方法

(1)文書等の保存期間の決定は、最高個人情報管理責任者が行い、管理責任者に通達する。

(2)文書等の保管方法は、それぞれに形式種類別にし、施錠可能な場所に保管しその鍵は管理責任者が所持管理する。

第七条 文書等の廃棄

管理責任者は、保存期間を経過した文書等を廃棄処分するとともに、保存の必要が無くなった文書等、及び文書等として役務のない文書等については、最高個人情報管理責任者の意見を聴取してより廃棄処分とする。

第八条 廃棄する文書等の種類と処分の方法

① 紙製の文書はシュレッダーによる裁断処理又は焼却とする。

② 書き損じたはがき、封筒、ラベル等も前記と同様の処分とする。

③ 磁気テープやディスク類は、データ消去の上切断破壊処分とする。

④ その他個人情報を業務上の理由で印刷、複製は又はコピー、プリントアウトした場合、その役務を終了したならば直ちに廃棄処分を行うこととする。

⑤ 文書等の廃棄処分は、管理責任者立会いの下で他の従業員が実行する以外、必ず管理責任者が行う。

 

平成17年4月1日 施行